Det är självfallet positivt att landskapet genomför vissa förbättringar vad gäller digitalisering av dokument och ökad interaktivitet mellan förvaltning och medborgare. Men jag nämnde det inte i min första insändare eftersom det är fråga om teknik som användes redan under -90 talet. Och har väldigt lite att göra med e-myndigheten.

En e-myndighet innebär att hela förvaltningsapparaten analyseras i minsta detalj och att samtliga processer organiseras in i ett webbaserat ärendehanteringssystem. Varje process får ett fastställt arbetsflöde där all behövlig information preciseras, vilka myndigheter/instanser/tjänstemän som berörs, hur lång tid varje steg får ta samt möjliga beslut.

Några dokument i traditionell mening existerar inte annat än i undantagsfall, all information finns lagrad i databaser. Informationen redigeras via onlineformulär och -rapporter, beslut osv sammanställs för utskrift, antingen på skärmen eller i undantagsfall på papper. Ett rättighetssystem styr tillgängligheten till informationen.

För medborgaren/kunden innebär det här att man när som helst kan logga in i systemet med hjälp av id-kort och dosa, eller bankkoder, och öppna nya ärenden samt sedan följa dem genom hela processen. Något som märkbart ökar både insynen och rättssäkerheten. Man ser hos vilken tjänsteman ärendet ligger för tillfället och har också möjlighet att ta kontakt med denna via systemet vid behov. Medborgaren/kunden behöver inte heller känna till vilka myndigheter som berörs och kontakta alla enskilt eftersom systemet samordnar myndigheterna i bakgrunden.

För förvaltningen innebär systemet att all onödig byråkrati skalas bort liksom att det mesta av själva informationshanteringen, och tom visst beslutsfattande, sker automatiskt. Tjänstemännen tillbringar alltså mer tid med själva behandlingen av de ärenden som kräver manuell hantering och mindre med att skyffla runt papper.

Också förvaltningens interna strukturer berörs och förändras märkbart. Nya arbets- och beslutsprocesser ställer andra krav än den traditionella byråkratin och kräver en annan typ av organisation. Tex kan olika myndigheter slås ihop och bilda nya, antalet chefer kan minska, vissa tjänstemän får större ansvar, vissa tjänster faller bort osv.

En e-myndighet förändrar förvaltningen i grunden liksom synen på samhällsservice och myndighetsutövande. Den traditionella modellen är hierarkisk, byråkratisk och dyr medan e-myndighetens modell är platt, resultatinriktad och kostnadseffektiv.